Apuntes Sistemas de la información de la empresa

TEMA 1. LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
1.1Concepto de información
Toda empresa, toda persona, y en general toda organización, está continuamente captando una serie de datos. Estos datos, que constituyen la llamada información, le van a permitir tomar decisiones más acertadas. Por ello, la información a tiempo y en la cantidad precisa es un factor clave para toda organización.
Los directivos toman decisiones, preparan planes y controlan las actividades utilizando la información que pueden obtener. La mayoría de estas decisiones son tomadas sin disponer de un conocimiento absoluto, ya sea porque la información no está disponible o porque supondría un coste muy elevado el adquirirla.
Datos son símbolos no aleatorios que representan valores de atributos o sucesos. Los datos son hechos, acontecimientos y transacciones que se han ido almacenando en un código convenido. Los datos son hechos obtenidos mediante la lectura, la observación, el cálculo, la medición, etc.
La información es un conjunto de datos transformados de forma que contribuye a reducir la incertidumbre del futuro y, por tanto, ayuda a la toma de decisiones. Para que se transformen los datos en información es necesario ser conscientes de los requerimientos de uso, formación, posición en la organización, familiaridad con el lenguaje y con el cálculo de la persona que recibe el mensaje.
El tipo de información requerida por los directivos dependerá de diversos factores: nivel jerárquico, labor que se está realizando, confidencialidad, urgencia, etc. De hecho, la utilidad de la información es cuestionable, y puede suceder que algo que para una persona es información, para otra sea un dato.
La información es el conocimiento y comprensión de los datos por parte del receptor. La información reduce la incertidumbre y proporciona al receptor algo que éste no conocía.Los costes de la información pueden ser estimados en función de:
- El contenido de la información requerida.
- La velocidad con que se requiere la información.
- La cantidad de información necesaria.
- La accesibilidad de esa información.

En cambio el valor de la información es algo más difícil de determinar. Como un intento para facilitar su estimación se puede utilizar el concepto de valor esperado de la información perfecta (VEIP), que puede definirse como “ la diferencia entre el resultado medio esperado con información perfecta y el resultado medio esperado con información disponible.
1.2 Características de la información
RELEVANCIA La información relevante es aquella que aumenta el conocimiento y reduce la incertidumbre respecto al problema que se va a considerar.
EXACTITUD La información debe ser lo suficientemente exacta para el directivo con respecto al propósito buscado. El nivel de exactitud debe ser acorde con la importancia de la decisión que se va a tomar y variará según el rango jerárquico que ocupe en la organización la persona que deba ejecutar esta decisión.
COMPLETA Una información será considerada completa si nos informa sobre los puntos clave del problema que estamos estudiando.
CONFIANZA EN LA FUENTE  La confianza en la fuente se incrementa cuando la fuente ha sido digna de crédito en el pasado.
COMUNICAR CON LA PERSONA CORRECTA Los suministradores de la información deben conocer las necesidades de información para hacerla llegar directamente donde es requerida.
PUNTUALIDAD La buena información es aquella que es comunicada en el momento en que va a ser utuilizada.
DETALLE  La información debería contener la mínima cantidad de detalles para una eficaz toma de decisiones. El nivel de detalle debería variar con el nivel en la organización: a más alto nivel en la organización mayor es el grado de agregación y síntesis.
COMPRENSIÓN  La comprensión es lo que transforma datos en información. Si la información no es entendida no puede ser utilizada, y por tanto, no puede añadir valor. Hay muchos factores que influyen en la comprensión de la información: las preferencias del usuario, los conocimientos previos, los factores ambientales, el lenguaje  …
1.3 Las necesidades de información
Las necesidades de información se refieren a la información necesaria para llevar a cabo correctamente tanto la adopción de decisiones como la ejecución de las tareas derivadas de tales decisiones.
      Hay 3 grandes conjuntos de necesidades de información que se asocian con las 3 fases del proceso de dirección estratégica:
- En  la formulación de la estrategia se debe llevar a cabo el diagnóstico estratégico, es decir, debe realizarse un análisis interno y un análisis del entorno tanto general como específico. En esta fase del diagnóstico estratégico la información es un elemento fundamental.
   Para llevar a cabo el análisis interno, la empresa necesita una información que ella misma genera como resultado de su actividad. Esta información se puede agrupar de acuerdo con las funciones de la empresa. Así, se puede hablar de información relativa al marketing, producción, finanzas, recursos humanos, i+d y management.
- En la implementación de la estrategia, cada miembro de la empresa que interviene en ella debe conocer que parte de la estrategia le corresponde ejecutar, para lo cual ha de  recibir información de qué tareas debe desempeñar.
- Control de la estrategia; para llevar a cabo un control eficaz hay que conocer cuáles son los resultados de las acciones emprendidas al ejecutar los planes, y hay que conocer también cómo van evolucionando los distintos componentes del entorno, todo ello a fin de verificar si la estrategia se está desarrollando correctamente y si no hay cambios que influyen en la viabilidad de la estrategia.
Podemos considerar que en el proceso de dirección hay 3 conjuntos de necesidades de información, y en cada uno de ellos la información exigida será diferente, y la forma con que esta sea obtenida también será distinta. Es sumamente importante limitar la información a la realmente necesaria, ya que existe un riesgo de exceso de información, y todo lo que sobrepase lo estrictamente necesario lleva al empobrecimiento y no al enriquecimiento del sistema.
1.4 Fuentes de información
La información se convierte en un recurso esencial y estratégico, que se podrá obtener por múltiples fuentes. Podemos distinguir entre información interna e información sobre su entorno.
        La información interna la proporciona al directivo conocimientos respecto del funcionamiento de la empresa, y si esta está consiguiendo o no sus objetivos. Respecto al ámbito interno, la mayor parte de la información procede del sistema de contabilidad y de los análisis estadísticos.
Otras fuentes de información interna son las encuestas y entrevistas con los miembros de la empresa, que proporcionarán información cualitativa, tal como el nivel de motivación de los trabajadores, u otros indicadores de difícil cuantificación. Pero, además, los directivos de una empresa también necesitan obtener información relativa al entorno: volumen de ventas de los competidores más directos, segmentos potenciales de clientes para las distintas líneas de productos de la empresa, distribución geográfica de los accionistas de una empresa, etc. El entorno se representa por un número de grupos con menor o mayor grado de capacidad de influencia en la consecución de los objetivos de dicha empresa. Así, podemos identificar los siguientes grupos de interés y los distintos tipos de información necesarios a casa uno de ellos:
- Clientes  Marketing y ventas
- Distribuidores  Marketing y logística
- Competidores  Penetración en el mercado, innovaciones, calidad del producto
- Proveedores  Información de las condiciones de transacción
- Sindicato de trabajadores  Información de salarios y estabilidad en el empleo
- Accionistas  Rendimiento de la compañía
- Instituciones financieras  Condiciones financieras y oportunidades de inversión
- Gobierno  Desarrollos legales y políticas.

Cuando se trata de información relativa al entorno, las fuentes de las que la información pueda ser obtenida son:
- Fuentes de información personal, que proporcionan información mediante contacto con vendedores, clientes, proveedores, distribuidores, banqueros, etc.
- Fuentes de información impersonal, que engloban desde publicaciones generales hasta estudios específicos.


TEMA 2. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
2.1 Concepto de sistema de información
Según la literatura de teoría de la organización, se puede dividir la empresa en los siguientes sistemas: comercial, de operaciones, financiero, de personal y de información. El SI se relaciona con el resto de sistemas y con el entorno. Un SI en la empresa debe servir para captar la información que esta necesite, y ponerla, con las transformaciones necesarias, en poder de aquellos miembros de la empresa que la requieran, bien sea para la toma de decisiones, bien sea para el control estratégico, o para la puesta en práctica de las decisiones adoptadas.
El SI “es el conjunto formal de procesos que operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.”
Esta definición incluye solamente el SI formal, que es la parte del SI que toda la empresa conoce y sabe cómo utilizar. Los SI informales no son resultado de un proceso diseñado, si no que proporcionan información de casualidad. No obstante, no debemos ignorar la existencia de lo informal, y la rapidez y la eficiencia con que puede llegar a funcionar, haciendo que, en ocasiones, los rumores en la organización se propaguen más deprisa que la información que sigue los cauces normalizados.
Para completar esta definición de SI trataremos de aclarar la confusión que existe entre SI y sistema informático. El sistema informático consiste en la compleja interconexión de numerosos componentes de software y hardware. Los SI son sistemas sociales cuyo comportamiento se ve influido por los objetivos, valores y creencias de individuos y grupos, así como el desempeño de la tecnología.
Dado el importante papel que los SI tienen asignado, consideraremos que las organizaciones actuales no pueden ser dirigidas eficiente y eficazmente sin SI que son constituidos utilizando una serie de tecnologías de la información.
Lo esencial de los SI es que mediante él se va a proporcionar la información necesaria, en el momento oportuno y con la estructura adecuada, a aquellos miembros de la empresa que la requieran.
2.2 Componentes de los SI
1. Sistemas informáticos  Actualmente todas las empresas utilizan ordenadores. Por lo general, se utilizan microordenadores (pc’s). Las organizaciones grandes utilizan diversos sistemas computerizados, incluyendo grandes ordenadores (mainframes), miniordenadores y los más utilizados: los microordenadores.
El componente que controla todas las unidades del sistema es el procesador central, también hay dispositivos para introducir datos (teclado, ratón) y dispositivos para el ouput del sistema (impresoras).
2. Programas informáticos  Hay dos tipos: programas del sistema y aplicaciones. Los programas del sistema administran los recursos del sistema computerizado y simplifican la programación y las aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo.
3. Bases de datos  Muchos SI en las empresas son utilizados como vehículo de entrega de datos. Una base de datos es una colección de datos interrelacionados.
4. Telecomunicaciones  Son el medio de transmisión electrónica de información a largas distancias. En una empresa pequeña los ordenadores están conectados en redes de área local (LAN), haciendo posible que sus usuarios se comuniquen y compartan datos, trabajo y equipo. Hay redes de área amplia (WAN) que conectan ordenadores ubicados en lugares remotos. Internet, la red de redes, conecta una gran variedad de redes de distintos ámbitos en todo el mundo.
5. Recursos humanos  En cuanto a los recursos humanos debemos distinguir entre personas especialistas en SI y usuarios finales.
6. Procedimientos  Constituyen las políticas y métodos que deben ser seguidos al utilizar, operar y mantener un SI.
2.3 Funciones del SI
Los SI son desarrollados en las empresas para ayudar en el desempeño de las tareas que ellos realizan. Todo SI lleva a cabo una serie de funciones que pueden ser agrupadas en:
Funciones de captación y recolección de datos  Consiste en captar tanto la información externa como interna y enviarla a través del sistema de comunicación a los órganos del SI encargados de reagruparla para evitar duplicidades en información inútil. El quién o quienes deben captar dicha información dependerá del tipo de empresa que sea.
Almacenamiento  La información se agrupa de acuerdo a algún criterio o diversos puntos. El soporte de almacenamiento puede ser diverso, desde un archivador-clasificador clásico, hasta una base de datos de tratamiento informático. La información debe ser almacenada en diversos servicios o departamentos, o en un lugar único con acceso para todos los usuarios.
Tratamiento de la información  El tratamiento de la información tiene como objeto transformar la información almacenada en una información útil, significativa para quién la requiera.
Distribución y diseminación de la información  El SI también debe difundir la información a otras personas dentro de la empresa, por la necesidad de que determinadas informaciones acerca de la empresa y del entorno sean conocidas por diferentes miembros de la misma a fin de poder hacer frente con mayor rapidez y éxito a las situaciones que cada día se presentan, y en los que se hace necesaria la resolución de problemas o adopción de decisiones.
2.4 El SI y la cadena de valor
La cadena de valor recoge todas las actividades que se llevan a cabo en una empresa para ofrecer un producto o un servicio. Las actividades de la cadena de valor se dividen en 2 categorías principales: primarias y de apoyo.
Las actividades primarias son aquellas más directamente relacionadas con la creación de valor.
Las actividades de apoyo facilitan la realización de las actividades primarias proporcionando las entradas y la infraestructura necesarias.
Las actividades se integran mediante eslabones para formar una cadena de valor. Las actividades primarias son:
-Logística entrada, que obtiene materias primas y suministros de los proveedores
-Operaciones, que transforma las materias primas en productos terminados en condiciones idóneas de calidad, tiempo y coste.
-Logística salida, que transportan los productos a los clientes.
-Marketing, donde se detectan las necesidades de los clientes y se obtienen pedidos
-Servicios, que recoge actividades encaminadas a mantener las condiciones de utilización del producto vendido.
Las actividades de apoyo son:
-Infraestructura de empresa, que recoge el marco organizativo que influye en todas las actividades primarias de forma general. Se refiere a todas las actividades propias de la dirección.
-Dirección de recursos humanos, que incluye las actividades relacionadas con la selección, formación y motivación del personal de la compañía.
-Desarrollo tecnología, incluye las actividades encaminadas a la adquisición y posterior gestión de las tecnologías.
-Aprovisionamiento, que recoge las actividades de compras de todos los factores para desarrollar el proceso productivo.
De acuerdo con la definición de SI, esta forma parte de la actividad de soporte llamada “infraestructura” de la empresa. De ello se deduce que todas las actividades de la cadena de valor precisan de apoyo basado en el SI. El SI está llamado a interaccionar con todas las actividades de la empresa, ya sean básicas o de soporte.
La TI puede afectar profundamente a casa una de estas actividades, a veces simplemente mejorando la eficiencia y a veces, cambiando de forma fundamental dicha actividad:
Logística de aprovisionamiento  La TI puede tener importantes repercusiones sobre el aprovisionamiento de materiales a los puntos de fabricación.
Operaciones  Un ejemplo de cómo la TI puede afectar en la actividad de operaciones, lo constituye una empresa de noticias por cable, con la posibilidad de ofrecer una nueva línea de servicios financieros, tal como información financiera instantánea.
Logística de expedición  La TI puede tener una gran repercusión en el modo en que los productos y servicios se entregan a los clientes.
Marketing y ventas  La actividad de marketing y ventas, que fue dejada de lado durante las primeras décadas de la TI, es el área donde actualmente tienen una mayor repercusión.
Servicio postventa
Infraestructura de la empresa  La TI afecta al  control de gestión.
Recursos humanos

El examen sistemático de cadena de valor añadido de una empresa es un medio efectivo para encontrar aplicaciones ventajosas en la TI.
Todas las actividades de la cadena de valor, ya sean básicas o de soporte, necesitan y generan información. El SI recopila la información que, generada por las distintas actividades, es luego necesaria para el funcionamiento de otras. El propio Si distribuye dicha información a cada actividad. Desde esta perspectiva el SI juega un papel importante de coordinación entre las distintas actividades de la cadena de valor. Ello incluye tanto coordinación:
- De actividades básicas entre sí.
- Entre actividades básicas y de soporte.
- Como de actividades de soporte entre sí.
Así pues, el SI juega un papel central en el buen funcionamiento de estas interacciones entre actividades de la cadena de valor.
Los vínculos entre actividades de la cadena de valor pueden ser mejorados a través del SI. Los vínculos entre actividades pueden explotarse hasta el punto de reconfigurar la propia cadena de valor, dando lugar a nuevos enfoques para un mismo negocio e incluso a notables ventajas competitivas. Por ello, el SI influye en el diseño de la estructura de la organización.
El SI recopila y distribuye la información necesaria para tomar decisiones o implementar acciones en las distintas actividades de la cadena de valor cuando dicha información se genera en otras actividades de la cadena.
Al considerar el SI como parte integrante de la infraestructura de la empresa, la información que dicho sistema maneja, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino que pertenece a la empresa considerada globalmente. Sin embargo, es posible que algunas actividades de la cadena de valor precisen elaborar, tratar y utilizar volúmenes importantes de información en un grado de detalle que nadie más de la empresa necesite. Cuando se da esta circunstancia puede decirse que existen sistemas o subsistemas de información circunscritos a actividades concretas que no forman parte del SI básico que forma parte de la infraestructura de la empresa.
Algunas aplicaciones propias de determinados subsistemas funcionales en la organización son:
- Marketing: pronósticos de ventas, planificación de ventas, análisis y evaluación de clientes y ventas, efectos de campañas …
- Fabricación: planificación de producción y horarios, análisis y control de costes …
- Logística: planificación y control de compras, distribución, inventarios, rutas …
- Personal: requerimientos de personal, valoración de puestos, administración de nóminas …
- Contabilidad y finanzas: contabilidad, costes, análisis financiero …
- Dirección general: planificación estratégica, asignación de recursos …
2.5 El SI y la infraestructura de la empresa
El SI no constituye un departamento nuevo, ni es una parte dependiente de alguno de los departamentos funcionales clásicos. Un proyecto de SI debe comprometer a todos los representantes de estructura jerárquica de una empresa.
Cuando se diseña el SI de una empresa es necesario tener una visión amplia de la organización. Para que el SI de una empresa funcione adecuadamente, los directivos deberán dirigir activamente el proceso, porque son ellos los que tienen esa visión global de la empresa. Es responsabilidad de la dirección de las empresas adaptar su organización, su estructura y su personal a los cambios del entorno.
Para dirigir la TI/SI, la dirección debe aprender y avanzar en el proceso de aprendizaje organizativo que implica la incorporación, asimilación y explotación de la empresa, su equilibrio con los otros sistemas de gestión. El SI es un elemento más de la infraestructura de la empresa y debe de ser consistente con los demás sistemas, como el de planificación, control, incentivos o la estructura organizativa. El SI debe ser coherente con los demás sistemas que formen la infraestructura de la empresa y debe coordinarse con todos ellos. La infraestructura de la empresa está diseñada en función de los objetivos que se quieran alcanzar.
Los SI son parte integrante del conjunto que configura la infraestructura de la empresa.
Los directivos responsables de gestionar los cambios en el SI de las empresas deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Resistencia al cambio
- Adaptar la tecnología a la organización
- Comprender los límites de la SI
Las empresas que han sacado un mayor partido del SI no son siempre las que han implantado los SI más sostificados tecnológicamente, sino las que han sabido integrar el SI en la estrategia de la empresa para alcanzar sus objetivos, y las que han tenido una fluida comunicación entre los responsables de la gestión y los técnicos informáticos.
El SI es interdependiente con los demás sistemas componentes de la infraestructura de empresa. Entre todos los sistemas se establece un conjunto equilibrado cuya armonía depende no solamente del SI